Algemene voorwaarden

Ja. We hebben algemene voorwaarden. We houden er eigenlijk niet van. Maar ze zijn nodig om duidelijkheid te geven aan de partijen die betrokken zijn bij de overeenkomst. De taal in deze voorwaarden is behoorlijk juridisch. Ook daar houden we niet van. Maar van discussies houden we nog minder. Daarom toch maar het juridische jargon. We hebben alles in ieder geval zo leesbaar mogelijk gemaakt.

1. Algemeen

  1. Waar we in deze voorwaarden spreken over Proven Context, wordt bedoeld Proven Context B.V. Proven Context functioneert als handelsnaam van Proven Context B.V.
  2. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de dienstverlening van Proven Context, en op andere handelsnamen die eigendom zijn van Proven Context B.V., gevestigd aan de Lange Noordstraat 27, 4331 CB te Middelburg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67694446.
  3. Bij akkoord op het voorstel, zoals geleverd door Proven Context, gaan we ervan uit dat de opdrachtgever (jouw organisatie dus) op de hoogte is van de in dit document voorkomende voorwaarden, en dat de opdrachtgever deze heeft geaccepteerd.
  4. Van deze voorwaarden kan uitsluitend worden afgeweken als dit uitdrukkelijk schriftelijk met Proven Context is overeengekomen en in welk geval de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden onverkort van kracht blijven.

2. Termen die we gebruiken

  1. De opdrachtnemer is Proven Context en diens handelsnamen. In plaats van opdrachtnemer, kunnen we voor de leesbaarheid ook “we”, “wij”, “ons” of “onze” schrijven.
  2. De opdrachtgever is de (rechts)persoon die gebruik maakt of gebruik wil maken van de diensten of producten van Proven Context. In plaats van opdrachtgevers kunnen we ook “jij”, “je”, “jou”, “jullie”, “jouw organisatie” of “jullie organisatie” opschrijven, omdat dat prettiger leest.
  3. Het Voorstel is ons mondelinge of schriftelijke aanbod om voor jouw organisatie een opdracht te vervullen. Als alternatief voor het woord ‘voorstel’ wordt ook wel aanbieding, offerte, opdracht, werkzaamheden en overeenkomst bedoeld. Of iets wat hieraan gelijk staat, of min of meer aan verwant is, en waarbij uit de context blijkt dat het om een ‘voorstel’ gaat. Een voorstel kan gepresenteerd worden: schriftelijk in een document, meestal pdf of op papier, in een e-mail, mondeling, op een webpagina die voor de opdrachtgever is bedoeld of op een andere manier waaruit blijkt dat opdrachtgever en opdrachtnemer wederzijds instemmen over een door opdrachtnemer uit te voeren opdracht
  4. De opdracht is de uitvoering van het voorstel.
  5. Met dienstverlening, diensten en / of producten bedoelen we de trainingen, presentaties, afbeeldingen, teksten, video’s, beelden, ontwerpen, illustraties, websites, onderzoeken, adviezen, handelingen, rapporten, resultaten, databanken, en alles wat hieraan, in de breedste zin van het woord, gelijk of vergelijkbaar aan is, die wij voor jouw organisatie ontwikkelen, ontwikkeld hebben of voor gebruik ter beschikking stellen.

3. Wanneer de algemene voorwaarden van toepassing zijn

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle voorstellen waarbij wij diensten of producten aan jouw organisatie leveren.
  2. Wijziging van de opdracht of van de algemene voorwaarden is alleen mogelijk als deze gezamenlijk door opdrachtgever en opdrachtnemer overeengekomen zijn.

4. Hoe een opdracht tot stand komt

  1. Een voorstel is vrijblijvend tenzij we in het voorstel vermelden dat deze niet vrijblijvend is. Als we een datum in het voorstel noemen, is het voorstel geldig tot die datum. Staat er geen datum vermeld, dan geldt dat het voorstel geldig is tot 45 dagen na de datum waarop deze per e-mail is verzonden door ons.
  2. Wij baseren onze voorstellen op de informatie die door jouw organisatie aan ons is verstrekt. Het is daarmee dan ook de verantwoordelijkheid van jouw organisatie dat die informatie klopt en / of volledig is.
  3. Een opdracht komt tot stand wanneer jouw organisatie akkoord is met de inhoud en de tarieven die in het voorstel worden genoemd. Akkoord gaan, doe je door het voorstel te ondertekenen. Of door je akkoord kenbaar te maken in een begeleidend schrijven, bijvoorbeeld per e-mail, waarbij duidelijk is dat je refereert aan het voorstel dat van toepassing is. Mondeling akkoord is ook mogelijk.
  4. Mocht een ‘akkoord’ niet definitief op schrift worden gesteld maar blijkt uit de contextuele communicatie dat er een impliciet akkoord is op het voorstel gegeven wordt, of op een specifiek en afgebakend deel van het voorstel, ook dan kan de inhoud van het voorstel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer als ‘akkoord’ worden beschouwd.
  5. Na akkoord van het voorstel kan de dienstverlening niet meer worden geannuleerd, tenzij expliciet anders wordt overeengekomen tussen ons en jouw organisatie, of tenzij er sprake is van een situatie van overmacht in de zin van artikel 6:74 van het Burgerlijk Wetboek.
  6. In geval van trainingen en / of presentaties geldt dat bij annulering binnen twee weken voor aanvang van de training 50% van de kosten van de training in rekening worden gebracht.

5. Onze rechten en verplichtingen

  1. We zullen ons inspannen om de opdracht naar beste inzicht en vermogen uit te voeren. Hierbij geldt een inspanningsverplichting. We kunnen dus niet garanderen dat we het door opdrachtgever of opdrachtnemer beoogde doel bereiken.
  2. We hebben het recht om externe partijen in te schakelen bij de uitvoering van het voorstel. Ook hebben we recht om externe partijen te vervangen. We streven ernaar om vervanging in te zetten van vergelijkbaar niveau om de continuïteit en/of de kwaliteit van het voorstel zo goed mogelijk te waarborgen.
  3. Gedurende het uitvoeren van de opdracht zullen we zo goed en adequaat mogelijk jouw vragen over de uitvoering van de opdracht beantwoorden. En mochten we dat nodig vinden, dan zullen we jouw organisatie ook proactief benaderen met informatie en updates over uitvoering van de opdracht.
  4. Als er zich omstandigheden voordoen bij aanvaarding en/of de uitvoering van de opdracht die de voortgang van de opdracht of het resultaat daarvan negatief (kunnen) beïnvloeden, dan moeten wij jou, of jij ons zo snel mogelijk op de hoogte brengen. Uiterlijk binnen twee weken na voltooiing van de opdracht.
  5. Als wij geen, onvoldoende of onjuiste informatie ontvangen van jouw organisatie, of als niet voldaan wordt aan verplichtingen die logisch volgen uit de uitvoer van de opdracht, dan kan dit tot gevolg hebben dat wij de opdracht niet kunnen uitvoeren. De hierdoor ontstane kosten brengen we in dat geval in rekening volgens de tarieven die we samen in het voorstel zijn overeengekomen.

6. Jouw rechten en verplichtingen

Jouw organisatie zorgt ervoor dat:

  1. wij op tijd alle relevante, nuttige en noodzakelijke briefings, informatie, stukken, inlogcodes, documenten en gegevens krijgen die we nodig hebben om de opdracht uit te kunnen voeren.
  2. wijzigingen in het beleid van jouw organisatie die invloed hebben of zouden kunnen hebben op de opdracht die wij uitvoeren, zo snel mogelijk aan ons door worden gegeven. Wanneer informatie over deze wijzigingen uitblijft, kan dit de kwaliteit van de opdracht beïnvloeden.
  3. de bij de uitvoering van de opdracht betrokken medewerkers van jouw organisatie in voldoende mate bereikbaar, beschikbaar en inzetbaar zijn.
  4. wij, en ook de externe partijen die wij inschakelen, gevrijwaard blijven van aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de opdracht schade lijden, waarbij die schade het gevolg is van het handelen, of juiste het nalaten van handelingen, van jouw organisatie, of van onveilige situaties in jouw organisatie.
  5. wij, en de door ons ingeschakelde partijen, gevrijwaard blijven van én schadeloos gesteld worden voor alle mogelijke vorderingen aan het adres van de opdrachtgever, in verband met de door ons verrichte werkzaamheden.

7. Wijziging van de opdracht

  1. Als er zich met betrekking tot de opdracht omstandigheden voordoen die bij de start van de opdracht niet waren voorzien, dan zullen opdrachtgever en opdrachtnemer in onderling overleg en in goede harmonie zoeken naar oplossing die voor beide partijen aanvaardbaar is. Een aanpassing van de aanvankelijke opdracht is dan denkbaar.
  2. Jouw organisatie erkent en aanvaardt dat het aanpassen van de opdracht de afgesproken planning, de tarieven, de hoeveelheid werk en de aard van het werk kan beïnvloeden.

8. Duur en beëindiging van de opdracht

  1. Een opdracht start na akkoord op het voorstel. De opdracht eindigt als deze is afgerond. Het is ook mogelijk dat de opdracht een continu- of doorlopend karakter heeft. Er is dan geen sprake van een eindtermijn van de opdracht. Beëindiging van de opdracht ontstaat in dat geval bij wederzijdse instemming van beëindiging van de opdracht.
  2. Je beseft dat de duur en de planning van een opdracht kan worden beïnvloed door voorziene en onvoorziene omstandigheden.
  3. Wanneer voorafgaand aan de opdracht een termijn wordt overeengekomen, zullen wij ons inspannen om de opdracht binnen die afgesproken termijn uit te voeren. Deze termijn geldt als streefdatum. Het kan dus zijn dat deze termijn wordt overschreden. Als dit gebeurt, kan jouw organisatie niet direct de opdracht geheel of gedeeltelijk ontbinden. Ook heeft jouw organisatie geen recht op een schadevergoeding als gevolg van geleden schade.
  4. Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen de opdracht tussentijds schriftelijk opzeggen, met een opzegtermijn van één kalendermaand, in het geval dat de uitvoering van de overeengekomen opdracht en eventuele aanvullende opdrachten zeer moeilijk of onmogelijk wordt, en de afronding van de opdracht niet meer redelijk is.
  5. Jouw organisatie zal, bij een beëindiging van de opdracht, in ieder geval alle door ons verrichte werkzaamheden vergoeden binnen de normale betaaltermijn. Ook moeten alle eerdere verstuurde facturen aan jouw organisatie dan nog betaald worden.
  6. Opdrachtgever en opdrachtnemer mogen de opdracht met onmiddellijke ingang en zonder dat een rechterlijke tussenkomst nodig is, geheel of gedeeltelijk te ontbinden, in de volgende gevallen: als er bij de andere partij
    (a) een verzoek tot faillissement is ingediend
    (b) surseance van betaling is aangevraagd
    (c) liquidatie of staking van de onderneming plaatsvindt
    (d) op een omvangrijk deel van het vermogen van de andere partij beslag wordt gelegd.

Wij hoeven in bovenstaande gevallen, of in het geval van ontbinding, geen ontvangen betalingen of ontvangen geld te restitueren.

9. Tarieven en kosten

  1. Wij brengen de door ons uitgevoerde werkzaamheden en diensten in rekening op de manier waarop we dit in het voorstel zijn overeengekomen. Tenzij anders aangegeven, sturen we voor onze werkzaamheden en eventueel in te komen producten of diensten, een voorschotfactuur. Deze voorschotfactuur wordt achteraf verrekend met de werkelijk gemaakte uren of kosten, tenzij vooraf anders afgesproken is.
  2. Eventuele prijsaanpassingen worden tijdig door ons gecommuniceerd.
  3. Alle prijzen en tarieven in de offerte zijn exclusief BTW, tenzij anders aangegeven.

10 Over de betaling

  1. De betalingstermijn voor facturen van Proven Context is veertien (30) dagen. Tenzij anders aangegeven op de factuur. Betaling vindt plaats op het in de factuur gecommuniceerde rekeningnummer.
  2. Wanneer je het factuurbedrag niet op tijd of niet volledig betaalt, volgt na de betalingstermijn een aanmaning over de openstaande factuur. Hiervoor geldt een betalingstermijn van 7 dagen.
  3. Wordt, na het verlopen van de herinneringstermijn, de betaling nog altijd niet voldaan, dan volgt na minimaal 7 dagen ná het versturen van de herinnering, een laatste aanmaning. Ook hierop geldt een betalingstermijn van 7 dagen.
  4. Blijft na het verstrijken van tweede aanmaningstermijn, een betaling uit, dan zullen we de vordering uit handen geven aan een incassobureau. Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten, waaronder eventueel de kosten berekend door externe deskundigen, naast de in rechte vastgestelde kosten komen voor rekening van de opdrachtgever.
  5. We hebben het recht om onze werkzaamheden, dan wel de verplichtingen die volgen uit onze werkzaamheden, op te schorten tot het moment waarop de betaalverplichting is voldaan.

11. Over aansprakelijkheid

  1. Wij, en de door ons ingeschakelde externe partijen, zijn uitsluitend aansprakelijk voor schade aan jouw organisatie, als die schade het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare en duidelijk aantoonbare tekortkoming in de uitvoering van de opdracht.
  2. Onze aansprakelijkheid voor een opdracht blijft altijd beperkt tot de hoogte van het tarief dat wij voor de werkzaamheden voor die specifieke opdracht hebben ontvangen. Bij een opdracht met een continu karakter is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat we in het kader van de opdracht hebben ontvangen voor een maximale duur van twee maanden.
  3. Wij, en de door ons ingeschakelde externe partijen, zijn niet aansprakelijk voor schade die jouw organisatie of een verwante derde partij die gebruik maakt van onze dienstverlening, lijdt door het gebruiken van onze materialen of resultaten van onze werkzaamheden. Jij als opdrachtgever vrijwaart ons en de in het kader van de opdracht ingeschakelde derde partijen, voor alle in dit lid bedoelde schade.
  4. Wij zijn slecht aansprakelijk bij een tekortkoming in het nakomen van de overeenkomst wanneer jouw organisatie ons expliciet schriftelijk in gebreke stelt. Voorafgaand aan deze ingebrekestelling, stelt jouw organisatie eerst nog een redelijke termijn ter zuivering van de tekortkoming, waarin wij die tekortkoming kunnen herstellen. De ingebrekestelling moet een gedetailleerde omschrijving van de tekortkoming bevatten. Op die manier kunnen wij daar adequaat op reageren.
  5. Wij zijn niet aansprakelijk voor gevolgschade, indirecte schade of bedrijfsschade van jouw organisatie als wij niet of niet tijdig of niet conform verwachting hebben gepresteerd.
  6. Elke vordering tot schadevergoeding op ons vervalt na drie kalendermaanden na het ontstaan van de vordering.

12. Over intellectuele eigendomsrechten

  1. Tenzij wij en jouw organisatie met elkaar uitdrukkelijk iets anders zijn overeengekomen, is en blijven wij volledig en exclusief rechthebbende ten aanzien van de (intellectuele) eigendomsrechten van hetgeen dat voortvloeit uit de opdracht. Hieronder vallen ook de auteursrechten, persoonlijkheidsrechten, modelrechten en databankrechten.
  2. Het is expliciet niet toegestaan om datgene dat wij als opdracht ontwikkeld hebben, op eigen initiatief voor een andere organisatie, dan voor de eigen organisatie, te gebruiken, dan wel weg te geven, openbaar te maken, te verkopen, te veelvoudigen of aan te passen, behalve als wij en jouw organisatie dat expliciet samen overeenkomen.

13. Tot slot

  1. Zowel wij als jouw organisatie zullen gedurende een periode van tenminste een jaar na voltooiing van de opdracht, de medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht en werkzaam zijn bij onze of jouw organisatie niet in dienst nemen, behalve als daar schriftelijke toestemming voor is van de andere partij.
  2. Als wij of jouw organisatie wordt getroffen door een situatie van overmacht in de zin van artikel 6:74 van het Burgerlijk Wetboek, zal deze partij dat direct melden bij de andere partij. Samen zullen we vervolgens tot een redelijke oplossing proberen te komen. Als de overmachtssituatie langer duurt dan drie maanden, mogen zowel wij als jouw organisatie de overeenkomst beëindigen door dit schriftelijke kenbaar te maken. Als wij tot op dat moment al werk hebben verricht, mogen wij dit nog in rekening brengen.
  3. Op deze voorwaarden is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing, ook wanneer de verbintenis geheel of gedeeltelijk in het buitenland wordt uitgevoerd, of wanneer jouw organisatie daar gevestigd is.
  4. In geval van eventuele geschillen is de Arrondissementsrechtbank te Zeeland-West-Brabant bij uitsluiting de bevoegde rechter.
  5. Deze Voorwaarden treden in werking met ingang van 1 augustus 2019. Per die datum vervallen eerder gepubliceerde voorwaarden.